Computer का उपयोग करने वाले लोग MS Office के बारे में जरूर जानते होंगे. दरअसल किसी भी कम्प्युटर में Microsoft Office एक अहम हिस्सा होता है. इसकी मदद से आप कई जरूरी काम जैसे कर सकते हैं. MS Office में आपको MS Word, Excel, Power Point जैसे Software मिलते हैं जो काफी ज्यादा काम के होते हैं. MS office का नया वर्जन MS Office 365 है.

MS Office 365 क्या है? What is MS Office 365?

MS office 365 एक सॉफ्टवेयर है जो एमएस ऑफिस का Advanced version है. इसमें भी आपको Word, Power Point, Excel जैसे Software मिल जाते हैं. अब आप सोच रहे होंगे की जब ये सब इसमें मिल रहा था तो नया वर्जन लाने की क्या जरूरत थी. तो ये जो नया वर्जन है इसमें आपको सबकुछ Online मिलता है. आप जो भी डाटा बनाते हैं, जो भी File MS Office पर बनाते हैं वो सब Save online हो जाती है. आप इसे कहीं से भी Access कर सकते हैं और कहीं से भी Edit कर सकते हैं.

Office 365 एक वेब आधारित कम्प्यूटिंग सर्विस है और ये Microsoft का ही Product है. इसे Cloud server पर Host किया जाता है. आप पहले एमएस ऑफिस में जो फ़ाइल बनाते थे उन्हें आप अपने कम्प्युटर पर ही सेव कर पाते थे. अगर आपको उन्हें कहीं और ले जाना है तो आपको उन्हें Pen Drive या किसी Storage Device में रखना होगा लेकिन Office 365 में आप कहीं से भी इन फ़ाइल को एक्सेस कर सकते हैं.

माइक्रोसॉफ़्ट ऑफिस 365 के फीचर Microsoft Office 365 features

1) आप इसमें फ़ाइल को क्लाउड पर सेव करके एक ही फ़ाइल पर कई सारे लोग काम कर सकते हैं. जैसे आपने कोई Power point presentation बनाया और आपको उसे किसी दूसरे व्यक्ति को दिखाना है जो आपसे उसमें कुछ बदलाव करवाना चाहता है तो वो उसी टाइम पर उसे देखकर खुद भी बदलाव कर सकता है.

2) कई बार हम कुछ फ़ाइल मेल के द्वारा भेजते हैं उसे भेजने के लिए हमें उसे अटैच करना पड़ता है. अगर आप उसे मेल के साथ अटैच नहीं करना चाहते हैं तो आप उस फ़ाइल को Cloud Storage पर अपलोड करके उसका लिंक लोगों के साथ शेयर कर सकते हैं. जिन लोगों को आप परमिशन देंगे केवल वे लोग ही उस फ़ाइल को एक्सेस कर पाएंगे.

3) MS Office 365 में आप वर्ड, एक्सेल और पावर पॉइंट को PDF (Portable Document Format) में बदल सकते हैं. इसके लिए आपको किसी दूसरे सॉफ्टवेयर की जरूरत नहीं पड़ती है. इसमें PDF में Convert करना काफी सैंपल होता है. बाद में अगर आप पीडीएफ़ में कोई बदलाव करना चाहते हैं तो उसे फिर से वर्ड या किसी और फॉर्मेट में कन्वर्ट कर सकते हैं.

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4) इसका एक खास फीचर ये है की आप किसी वर्ड फ़ाइल या एक्सेल फ़ाइल पर काम कर रहे हैं. इसके बाद आपने उसे जहां पर काम करना छोड़ा ये वहीं से शुरू होता है. इसमें ऐसा नहीं होगा की ये आपको पहले पेज से शुरू करे. ये आपने आप वहीं से शुरू करेगा जहां से आपने खत्म किया था.

5) एमएस ऑफिस 365 एक क्लाउड सर्विस है. इसमें सारा Data Cloud पर सेव होता है इसलिए कंपनी आपको अपना डाटा सेव करने के लिए जगह देती है जिसका इस्तेमाल आप करते हैं. कंपनी की तरफ से प्रति ईमेल पर आपको 50GB की स्टोरेज मिलती है ज्सिमेन आप Email, Calendar, Tasks, Contact, Notes, Attachmentsको सेव कर सकते हैं.

6) Office 365 Outloo kमें Email को ओपन किए बिना ही आप जवाब दे सकते हैं. इसमें आपको एक प्रीव्यू फीचर मिलता है जिसमें आप सरसरी निगाह से देख सकते हैं की मेल में क्या है? आपको मेल को ओपन करना है या नहीं. आप ये देखकर सीधे रिप्ले कर सकते हैं.

7) इस पर फ़ाइल को अपलोड करने के लिए आपको Internet की जरूरत होती है. लेकिन कभी आपके पास इन्टरनेट न रहे तो चिंता की बात नहीं है. एक बार ये आपकी डिवाइस से सिंक हो जाता है तो आप फ़ाइल को बनाते जाएं और सेव करते जाएं. इसके बाद जब भी इन्टरनेट आपकी डिवाइस में आएगा ये अपने आप क्लाउड पर अपलोड हो जाएगी.

8) ऑफिस 365 का सबसे कमाल का फीचर है की आप अपनी फ़ाइल को कहीं भी और किसी भी कम्प्युटर से एक्सेस कर सकते हैं. इन्हें एक्सेस करने के लिए आपको बस इन्टरनेट और Mobile या Computer की जरूरत होती है.

ऑफिस 365 के फायदे Benefits of MS office 365

ऑफिस 365 पहले वाले एमएस ऑफिस से काफी हद तक एडवांस है और इसके काफी सारे फायदे है.

– इसका सबसे बड़ा फायदा ये है की आपको इसे बार-बार इन्स्टाल करने के लिए खरीदना नहीं पड़ता है. अगर आप खुद के लिए इसका उपयोग कर रहे हैं तो आपको इसके लिए कोई चार्ज नहीं चुकाना पड़ता है. आप सीधे प्ले स्टोर पर जाकर इसे Download करके उपयोग कर सकते हैं.

– आप इसका उपयोग कहीं पर भी कर सकते हैं बस आपके पास इन्टरनेट और डिवाइस होना चाहिए. पहले वाले वर्जन में आपको फ़ाइल को अपने साथ लेकर घूमना पड़ता था. यहाँ आप सीधे अपने अकाउंट की मदद से लॉगिन करके अपनी फ़ाइल को एक्सेस कर सकते हैं और उन्हें कहीं से भी एडिट कर सकते हैं.

– अगर आप अपने बिजनेस के लिए इसका उपयोग करना चाहते हैं तो आपको Office 365 Business Plan मिलते हैं. जिसमें कई अलग-अलग तरह के फीचर होते हैं. आप इसका Subscription उनके लिए ले सकते हैं.

– इसमें आपका डाटा क्लाउड पर होता है ऐसे में हर व्यक्ति को डर होता है की कहीं उसका डाटा किसी और के पास तो नहीं जा रहा. ऑफिस 365 में आपका डाटा काफी सिक्योर रहता है. यहाँ आपकी अनुमति के बिना कोई भी जानकारी का उपयोग नहीं कर सकता.

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ऑफिस 365 एक अच्छा विकल्प है यदि आप कई सारे लोग एक साथ मिलकर वर्ड, पावरपॉइंट या एक्सेल पर काम करते हैं. लेकिन इसमें एक खामी है. अगर आपके पास इन्टरनेट नहीं तो ये आपके किसी काम का नहीं है. बिना इंटरनेट के ये ठीक पुराने वाले MS Office की तरह है. इसलिए अगर आपके पास इन्टरनेट है तो आप इसका उपयोग करे अन्यथा न करे. इन्टरनेट के माध्यम से ही आप ऑनलाइन फ़ाइल पर काम कर पाएंगे.